國立政治大學 總務處文書組

綜理文書組各項業務

1.法令規章簽辦研議及擬定文書檔案管理及清查計畫。

2.電子公文系統需求系統問題整合回報追蹤及諮詢及文書組網頁維護暨公務電子郵件管理。

3.綜合業務承辦及校內公文系統教育訓練。

4.來文配合事項簽辦處理。

5.檔案評鑑及訪視。

6.線上及紙本檔案點收、立案、編目、入庫、校內解降密條件成就清查暨離校人員檢核 (若屬實體文歸檔、屆期辦理解降密暨離校人員檢核部份主責為一級中心及辦公室、總務處、人事室、實小實幼及圖書館)

7.檔案借調應用及借出追蹤(單位同上)。

8.檔案定期或配合規定目錄彙送等業務

9.年度線上簽核電子檔案清查及媒體有效性檢測含簽辦。

10.線上稽催仍未歸檔，後依第6項追蹤及洽承辦人處理進度。

11.辦理外部機關通知或建議解降密。

12.檔案分類表及保存年限更新維護。

13.永久檔案清查及移轉相關配合事項。

14.早期國關中心回溯檔案編目建檔督導及進度追蹤。

15.主計室(含出納組收據)資料銷毀及後續處理。

16.檔案清理及銷毀業務。

17.機密檔案彙整建檔。

18.受損檔案清查及修護處理

19工讀生暨外包業務(含兼任助理) 調配分派及進度督導。

20.公務電子郵件申請管理。

21.其他臨時交辦或新增業務。

1. 庫房排架調整及庫房設備管理。(含進出管理登記、維修、庫房環境溫溼度管理紀錄及緊急應變計畫暨演練、機密檔案保管，年度永久檔案線上文列印管理)
2. 線上及紙本檔案點收、立案、編目、入庫、校內解降密條件成就清查暨離校人員檢核 (若屬實體文歸檔、解降密及離校檢核主責部份為秘書處、學務處、主計室、研發處、稽核室、國合處、教務處、體育室、性平會及院系所暨所屬虛擬中心)
3. 檔案借調應用及借出追蹤(單位同上)。
4. 機密檔案彙整建檔。
5. 受損檔案清查及修護處理。
6. 來文配合事項簽辦處理。
7. 線上稽催及其管理改善系統。(含線上稽催仍未歸檔，後依第6項追蹤及洽承辦人處理進度)
8. 配合政治檔案清查及移轉相關事項。
9. 協助永久檔案清查。
10. 未完成回溯檔案編目建檔清理及協助早期國關中心回溯檔案編目建檔及進度追蹤。
11. 檔案評鑑及訪視。
12. 管理工讀生及外包(含兼任助理)出勤及相關經費核銷。
13. 本校行政及校務會議紀錄印製及彙整裝冊含核銷。
14. 機關組織憑證申請及管理。
15. 庫房空調維護契約簽辦及核銷。

1. 全校總收文及分文。
2. 紙本郵件來文簽收單核對並簽收。
3. 紙本登記分文及歸檔。
4. 所屬業務公文系統檢視及問題改善
5. 分文後未簽收追蹤。
6. 來文配合事項簽辦處理。
7. 每日未取號來文清查。
8. 協助督導外收發室業務。
9. 協助檔案點收編目歸檔。
10. 協助全校各類文件校對及用印。
11. 協助檔案清理及銷毀業務。
12. 其他臨時交辦或新增業務。

1.全校總發文。

2.襄辦檔案評鑑及訪視。

3.郵資郵務管理及請購核銷業務。

4.一般用品文具零用金等請購核銷

5.所屬業務公文系統檢視及問題改善

暨公務電子郵件管理。

6.新增單位字軌設定

7.來文配合事項簽辦處理

8.協助用印審核。

9.督導公文交換中心業務及協助紙本來文收件拆閱初核。

10.協助紙本文點收編目。

11.協助檔案稽催

12.協助檔案清理及銷毀業務。

13.其他臨時交辦或新增業務。

1.公文交換及收發業務。

2.每日郵務分類識別暨郵資及帳務登錄關帳處理。(含郵局回饋校方存入處理)

3. 協助外收發文件暨校務及行政會議資料發送。

4. 紙本來文複核登錄分文檢查及協助收文分文。

5.來文配合事項簽辦處理

6.單位資訊及空間暨財產管理員

7.協助紙本文點收編目。

8.協助舊案回溯修正業務。

9.協助文件校對及用印審核。

10.協助檔案清理及銷毀業務。

11.協助檔案點收、編目、調閱及稽催作業。

12.協助外收發室業務。

13 協助紙本來文收件分文登錄。

14.其他臨時交辦或新增業務。

1. 全校各類文件校對及審核用印。
2. 保管印信、章戳及職章。
3. 紙本實體呈核發文函稿校對。
4. 依紙本來文簽收單拆驗。
5. 來文配合事項簽辦處理
6. 協助收發文及檔案管理業務。
7. 協助公文交換及收發業務
8. 協助每日郵務分類識別暨郵資及帳務登錄關帳處理。
9. 協助檔案評鑑及訪視。
10. 協助公文點收編目及裝盒上架。
11. 協助機密檔案建檔保管及解降密管理。
12. 協助檔案清理及銷毀業務。
13. 協助舊案回溯修正業務。
14. 協助紙本來文複核登錄分文檢視。
15. 協助外收發文件暨校務及行政會議資料發送及資料印製。
16. 其他臨時交辦或新增業務。

1. 公文交換及收發業務。
2. 協助全校各類文件校對及用印

3. 每日郵務分類識別暨郵資及帳務登錄關帳處理。

4. 外收發文件暨校務及行政會議資料發送。

5.來文配合事項簽辦處理。

6.協助紙本文點收編目。

7.協助舊案回溯修正業務。

8.協助文件校對及用印審核。

9.協助檔案清理及銷毀業務。

10.協助檔案點收、編目、調閱及稽催作業。

11.其他臨時交辦或新增業務。

1. 簽收寄送本校各單位及教職員工生信件包裹及分類整理
2. 查詢單位或收件人並分別輸入登記郵務系統及列印各單位簽收報表
3. 掛號信件包裹保管並傳送各單位及逾期未領郵件處理及統計。
4. 學生郵件包裹輸入系統並email(含電話)通知領取。      
5. 外包人員督導及統籌收發室業務之溝通應變(含環境及設備門禁)
6. 與電算中心配合各項系統故障排除及修正。
7. 相關來文配合事項簽辦處理
8. 統計呈核簽辦掛號郵件月報表
9. 協助紙本回溯建檔、檔案立案編目暨檔案庫房整理
10. 協助檔案清理及銷毀業務
11. 其他臨時交辦或新增業務

外收發室郵件處理