(一)發文或簽准用印：
1、發文用印：依規定批准送文書組發文之函稿，於公文製作完成及列印後，由監印人員依公文文別及受文對象，於規定位置上直接蓋用合適之印信，其需用印之附件亦同。
2、簽准用印：承辦人以簽呈方式述明需用印文件及份數並依規定送會相關單位，經校長或權責單位主管同意後，憑簽准紙本公文正本或電子公文影本，併同文件送至文書組用印。
(二)不辦文稿之文件用印：
1、由申請人填具「用印申請表」。
2、隨表填寫「用印文件名稱」、「份數」、勾選「蓋用印信之種類」(校印、校長簽字章或職章)，並依規定送會相關單位並陳奉權責單位主管核定。
3、憑用印申請單正本，併同文件送至文書組用印。
(三)監印人員檢視已奉核用印之文件(例如：合約書、聘書、申請書、證書等)是否經簽准或用印申請單是否經權責單位主管核章。
(四)檢查需用印文件名稱與件數是否正確。
(五)判斷所需蓋用之印信為何種類。
(六)用印完成，簽案影本及用印申請單正本留存文書組備查。
