1、調案申請：
(1)調閱檔案應以承辦業務有關者為限；如因業務需要，需調閱非主辦案件時，應送會原業務單位主管同意後，始可調閱。
(2)借調機密檔案者以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。因業務需要，借調非主管之機密檔案時，先經本單位主管核准後，送會承辦業務單位主管同意，並簽請校長核准，始可調閱。
(3)承辦人員如需調閱現行電子公文系統之已歸檔公文，可至電子公文系統「公文查詢/98年7月前舊檔查詢」進行線上調案申請。
(4)如調閱98年7月1日前之公文及密件者，需線上調案並同時列印調案單，採紙本方式送相關層級核准。
2、核准調案：
(1)調案單經相關層級核准後，送檔案室調案。
(2)調案以影像檔或複製品核給為原則。如需調閱原始檔案，調案人應對所調檔案負保密及妥善保管之責，不得洩密、拆散、塗改、抽換、增損、轉借、轉抄及遺失。
3、案件歸還
(1)借調原始檔案應於十五日內歸還，機密檔案應於七日內歸還，期滿仍需繼續使用，應提出展期申請，每次展期日數同借調期限。
(2)展期次數超過三次者，仍需使用檔案時，應先行歸還檔案後，再依前項規定辦理借調。